你是不是
也曾經這樣?
接下來三個畫面,如果你至少中一個,
今天這場你會很有感覺。
收拾好碗盤打開電腦,想把每週報表自動化。滿懷期待打下需求,產出的東西完全不是那回事。
主管臨時要一份提案,你打開 AI 想加快速度,結果卡在半路,愈改愈亂,最後還是自己重來。
看了好幾支教學影片,照著做都順利,換成自己真正的工作場景,怎麼樣都套不上去。
問題通常不在 AI 笨,
在我們表達想法的方式,AI 接不住。
這不是能力問題,是方法問題。
方法可以學,而且今天就能帶走。
你描述要什麼,AI 把它做出來。你負責判斷對不對、要不要改,它負責動手。
做出來的可以是一份文件、一張表、一個小工具,或一個網頁。
今天不會出現任何要你背的語法。
它也不是「不用懂就會成功」:你還是得知道自己要什麼,而那正是今天要練的事。
一套五個環節的檢查順序,加上一個從頭走到尾的完整案例。
方法跟工具無關。你現在手上那一套,今天就能用。
換工具解決不了表達的問題,這件事等一下會證明給你看。
想利用下班時間,學會一項真的能用在工作上的技能,而不是再多一個學不完的工具。
想把 AI 帶進團隊的日常流程,卻不知道從哪裡開始,也擔心大家各做各的。
想證明自己不靠工程背景,也能做出實際的東西,而不只是會用 AI 聊天。
先看典型的開始方式,再看六個幾乎人人會踩的卡關點。
看一支教學影片,
打開 AI 工具,憑感覺打下第一句話。
這個直覺沒有錯,AI 工具本來就該讓人直接上手。
問題往往在第一次嘗試之後才浮現。
把每週的工作記錄整理成固定格式的週報。
做一份提案簡報的初稿,先有東西再來改。
做一個只有自己團隊會用的小工具。
把散落在各處的客戶資料整理成一份清單。
寫一封不知道該怎麼開口的信。
算一算自己今年還剩多少年假可以請。
週報、排程、固定格式的整理。做一次寫清楚,之後每週都在回本。
特休怎麼算、欄位怎麼排。規則寫得出來,AI 就照得出來。
難開口的信、不知道怎麼開頭的提案。它不必寫得比你好,只要讓你有東西可以改。
把所有條件塞進一句話,AI 抓不到重點。
沒說出口的規定,AI 不會知道。
卡關一次就認定自己不行。
寧可將就,也不多問一句。
別人的規定,套不進你的場景。
沒核對格式與內容就送出去。
一句話塞進對象、格式、長度、風格與例外,AI 只能挑它覺得最重要的那一項做,其餘全部落地。
先講一件事,做出來再往上加,比一次講完快得多。
你公司的特休怎麼算、簽呈要走幾關、主管討厭什麼用詞,這些沒說出口的規定,對 AI 來說等於不存在。
腦中愈理所當然的事,愈要寫出來。
錯誤訊息看起來像天書,於是把它讀成「我不適合做這個」。
其實整段貼回去問 AI「這在講什麼、我該怎麼改」,多半三句話就解掉了。
對著一個不會評價你的工具,還是忍不住裝懂,最後拿了一個將就的版本收工。
沒有人在看,問到滿意為止就是最短路徑。
網路上那串提示詞寫得很漂亮,但裡面的公司規定、對象與格式全都是別人的。
照抄等於把別人的答案交出去,情境不對,結果當然不對。
看起來很像那麼一回事,就直接寄出去或貼進簡報。
錯誤通常不在顯眼的地方,而在欄位漏了一個、數字差了一位。
幫我做一個請假計算表
產出的表格把所有人的特休天數都算成同一種年資,看不懂欄位在算什麼,格式也跟公司規定的請假單不一樣。
| AI 只好自己猜 | 它猜了什麼 | 你其實想要的 |
|---|---|---|
| 年資怎麼算 | 挑一種最常見的算法,套給所有人 | 到職週年制,而且今年只剩 8 天 |
| 給誰用 | 當成一般試算表 | 要送進 HR 系統,欄位得對得上 |
| 格式長怎樣 | 自己排一個看起來合理的版面 | 跟上次核准過的請假單一致 |
大多數人第一次用 AI 做東西都會卡關。
這不是特例,是常態。
幫我把這份會議記錄整理一下
整理出來的版本像流水帳,抓不到討論的重點,語氣也不像要給主管看的摘要。
| 你說的形容詞 | 換成具體的說法 |
|---|---|
| 整理一下 | 整理成三段:決議事項、待辦與負責人、下次會議要處理的問題 |
| 抓重點 | 只留有結論或有指派的段落,純討論不留 |
| 像樣一點 | 語氣比照給主管的週報,不要口語,不超過一頁 |
找出五個常見的漏失點,看清楚資訊是在哪一層掉的。
用 CLEAR 五個檢查環節,把念頭寫成 AI 接得住的指令。
從模糊念頭一路走到能用的成果,中間每一步都看得到。
現在,寫下
你真的想做的那一件事。
一句話就好,不用寫得漂亮。
愈是你這禮拜真的要交的東西愈好,不要挑練習題。
接下來每一段,我們都會回頭改這一句。
AI 不是不懂你,是你還沒把話說清楚。這一段把「沒說清楚」拆成五個具體的位置。
AI 不是不懂你,
是你還沒把話說清楚。
接下來的五個漏失點,講的都是同一件事:
那句話裡少了什麼,以及那個「少」會長成什麼樣的錯。
公司規定、目的、來龍去脈。
該用什麼身分與分寸說話。
你要的樣子具體長怎樣。
誰要看、會在哪裡看。
怎樣算做完、算做對。
你以為它知道你的產業、你們的規定、這件事為什麼現在要做。實際上它什麼都不知道,只能拿最普遍的情況來套。
你腦中理所當然、從來不用講的那些事,沒說出口就等於不存在。愈是「這還用說嗎」的前提,愈要寫進去。
對主管、對客戶、對同事,該用的說法差很多。你沒說對象,AI 只能挑一種。
沒特別說明時,它通常會選一種中規中矩、誰都不得罪的語氣。不會出錯,但也不會像你們公司的人寫的。
這些形容詞在你腦中很清楚,對 AI 來說卻是最模糊的一類指令,只能拿最常見的樣板來猜。
給它一個具體的樣子,比描述半天有效。範例不需要完美,舊檔案、競品、甚至手繪草稿都算。
AI 不知道最後拿到這份東西的人是誰、在哪裡看、有多少時間看。
同一份報表,給主管看跟給客戶看,該強調的東西剛好相反,能不能寫的東西也不一樣。
格式、長度、必填欄位、不能出現的東西,一個都沒交代,AI 只能用自己的猜測收尾。
驗收標準愈具體,來回修改的次數愈少。省下的不是打字時間,是那三四輪來回。
原本想省時間,最後花更多時間從頭來過。而且是在你最沒有時間的那個晚上。
失敗幾次之後,開始懷疑 AI 是不是根本沒用,於是整件事就停在這裡了。
拿出去的成果被抓到錯誤,下次就不敢再說這是 AI 幫忙做的。這一項最貴。
這五個洞不是隨機出現的。
背景、語氣、範例、對象、要求,每次都是同樣的地方在漏。
會重複出現的東西,就可以做成檢查表;能做成檢查表,就不必每次憑感覺。
| 你看到的症狀 | 多半是這一格漏了 |
|---|---|
| 算法不對、用了公司沒在用的規則 | 背景沒交代 |
| 內容沒錯,但讀起來不像你們公司會寫的 | 語氣沒指定 |
| 你一直說「不是這種感覺」卻說不出哪裡不對 | 範例沒附上 |
| 該強調的沒強調,不該寫的反而寫進去了 | 對象沒講清楚 |
| 格式跑掉、漏欄位、長度失控 | 要求沒寫死 |
把剛才那五個位置,收成一套寫提示詞之前繞一圈的固定順序。
這不是工程師邏輯,
是從真實卡關的地方逆推出來的。
一般使用者卡在哪裡,就往回找那一句話少了什麼。
找久了會發現,少的永遠是同樣五樣東西。書裡把它叫做 CLEAR。
為什麼現在要做、前面發生過什麼、目前卡在哪裡。
有沒有既定的格式、流程、用詞習慣,或不能碰的紅線。
做完這件事之後,你想達成什麼。這一項最常被跳過。
這件事的背景是:________
公司或團隊的規定是:________
我做完之後想達成的是:________
同事、主管、還是對外窗口。身分定了,用詞的分寸自然跟著定。
取決於對象與場合。與其寫「專業一點」,不如直接寫「像寫給客戶財務窗口那樣」。
我這次是以____的身分在說話
對象是____,關係是____
所以語氣要正式/中性/輕鬆(挑一個,不要都要)
上次做過、上次被核准過的那一份,是最好的範例。
競品的頁面、同業的報表,講「像這樣」比講「專業」準確得多。
不需要完美。手機拍一張紙上的草圖,也足以讓方向對上。
我手上可以當範例的是:上次的檔案/同業的做法/隨手畫的草稿
我要它照抄的是:格式/語氣/結構(講清楚是哪一項)
我不要它照抄的是:________
給主管看跟給同事看,該放前面的東西不一樣,能寫的細節也不一樣。
放在 Email 裡、簡報上、還是要貼進系統欄位,長度與排版的要求差很多。
誰會看到:____(一個具體的人或角色,不是「大家」)
他會在哪裡看:Email/簡報/系統欄位/列印出來
他有多少時間看:三十秒/五分鐘/會逐字核對
要用表格、條列、還是一段文字。有沒有固定的欄位順序。
字數上限、要幾段、用中文還是英文、要不要附英文版。
什麼一定要有、什麼絕對不能出現。後者比前者更常被忘記。
格式:表格/條列/段落,欄位順序是____
長度:不超過___字,或___頁
一定要有:____。絕對不能出現:____
| 字母 | 檢查什麼 | 問自己這一句 |
|---|---|---|
| C | 背景脈絡 | 這件事的來龍去脈與公司規定,我寫進去了嗎? |
| L | 語言風格 | 我這次是用什麼身分在說話,正式還是輕鬆? |
| E | 範例參考 | 我有沒有附上一個具體的樣子,而不是一串形容詞? |
| A | 目標對象 | 最後誰會看到這份東西,他會在哪裡看? |
| R | 具體要求 | 格式、長度、必填與禁止,怎樣算做完我說了嗎? |
背景:我們公司規定特休以到職週年計算,我今年還剩 8 天可以請。
語氣:這是要給主管看的正式申請,不是聊天訊息。
範例:附上上次核准過的請假單格式當參考。
對象:這份申請最後是 HR 系統要用的,格式要跟系統欄位一致。
要求:輸出一張表格,欄位包含日期、天數、剩餘天數,不要超過一頁。
請假申請單(到職週年制特休):本次申請 3 天,核算後剩餘 5 天,欄位格式與 HR 系統一致。
先問 AI「你需要我先確認哪些假設?」,
比自己瞎猜快得多。
背景:我是行銷部專員,每週五要交一份週報給主管,內容是本週執行的任務與下週計畫。
語氣:給主管看,正式但不用太生硬。
範例:附上上次的週報格式。
對象:主管,會在週會上直接打開來看。
要求:條列式,不超過一頁,標出本週完成、遇到的問題、下週計畫三個部分。
背景:下週要跟客戶提案一個活動企劃案,對方是保守產業。
語氣:專業穩重,不要太多行銷術語。
範例:附上上一份成功提案的目錄。
對象:客戶的行銷主管與財務主管都會看。
要求:十頁以內的大綱,每頁標出重點與呈現方式。
背景:專案延遲了三天,要跟客戶說明原因並提出補救方案。
語氣:誠懇但不卑微,展現掌控力。
範例:附上一封過去處理類似狀況的信件。
對象:客戶端的專案窗口。
要求:三段以內,先致歉、再說明原因、最後給解法與新時程。
把剛才那一句,
用 CLEAR 重寫一次。
五行,一格一行,不用寫得漂亮。
寫完之後唸一次,唸得卡卡的那一行,就是還沒想清楚的那一格。
接下來的實戰案例,會示範同一件事完整走一遍。
一個完整的職場案例:從一個模糊念頭,走到一個能用的工具。每一步都看得到。
一位行銷專員,
想做一個週報產生器。
她的目標很單純:貼上這週的工作記錄,自動整理成主管看得懂的格式。
接下來,我們一步步看她怎麼把這個念頭寫成 AI 接得住的指令。
背景:我是行銷部專員,每週要花不少時間手動整理週報,想做一個自動化的週報產生器。
語氣:給主管看的正式週報。
範例:附上上次手動整理的週報格式。
對象:主管,會在週會上看。
要求:貼上本週工作記錄後,自動整理成「本週完成、遇到的問題、下週計畫」三段格式,不超過一頁。
第一版少了「遇到的問題」這個段落,而且下週計畫寫得太籠統。請把這兩個部分補上,下週計畫要具體到「做什麼、預計完成的時間」。
寫清楚要花二十分鐘。只做一次的事回不了本,每週要做的事第三週就回本了。
做過很多次的事,你一眼就看得出哪裡不對。這讓驗收變得容易。
重複的任務給你重複的練習機會,而不是一次定生死。
練習重點:套進 CLEAR,完整寫一次五個環節。
練習重點:先問 AI 要確認哪些假設,再動手。
練習重點:給一個現成的類似工具當範例。
練習重點:講清楚整理完要給誰用、用在哪裡。
練習重點:把語氣的分寸寫成一句具體的話。
練習重點:把公司的計算規則一條一條寫出來。
現在寫下你的
五條驗收標準。
針對你那一件事:怎樣算做完、怎樣算做對。
寫得出五條,你手上就有一份可以直接用的檢查清單;
寫不出五條,代表這件事還可以再切小一點。
掌握方法之後還會踩到的五個坑,卡住時的自救清單,以及接下來三週怎麼走。
覺得不用講清楚它也能猜對。
好幾件任務塞進同一句話。
沒核對就送出,出錯才發現。
寧可將就,也不多問一句。
別人的規定,套不進你的場景。
出錯是流程的一部分,
不是你能力不足的證明。
你知道要什麼,但講不出來。解法:找一個範例,或請 AI 先問你三個問題。
你其實還沒決定要什麼。解法:先停下來,把成品長什麼樣子寫出來再回頭。
一次想解決太多事。解法:切成一個今晚就做得完的小段落,先做那一段。
「如果你要做這件事,你會先問我哪三個問題?」讓它主動幫你補問題,而不是你自己空想。
提示詞寫完先別送出。貼給它,問「這段指令有沒有哪裡不夠清楚」。
把 CLEAR 變成習慣,而不是每次重新想一遍。習慣的價值在於它不耗腦力。
大家用不同工具沒關係,用不同的檢查順序才是問題。共同語言比共同軟體重要。
特休算法、格式規範、用詞禁忌,整理成一段隨時可以貼進提示詞的文字。
客戶名單、合約、個資。規則先講清楚,導入才推得動。
今天這五個環節,沒有一項需要工程知識。它們問的都是「你想要什麼」,而那件事只有你知道。
真正的門檻不是技術,是願不願意把話講完整。
用你現在手上已經有的那一個。方法跟工具無關,換工具救不了沒說清楚的需求。
等你把 CLEAR 練熟,再來比較工具也不遲。
第一次會多花大約兩分鐘。但它省掉的是後面三到四輪來回,而且那些來回通常發生在你最累的時候。
更重要的是,寫過一次就能存起來,下次直接改幾個字。
靠驗收清單,不靠感覺。格式、欄位、數字、語氣、長度,五項逐條核對。
凡是你自己也無法核對的內容,就不要拿出去。
先問過公司的規定,這是第一步,不是最後一步。
不確定的時候,把人名、客戶名、金額換成代號再貼,方法照樣有效。
可以,但要先經過你的驗收,而且掛的是你的名字。
這一點沒有例外:AI 負責做,判斷永遠是你的責任。
| 環節 | 送出之前問自己 | 沒做會出現的症狀 |
|---|---|---|
| C 背景 | 來龍去脈與公司規定寫了嗎 | 用了你們根本沒在用的算法或規則 |
| L 語氣 | 我是用什麼身分在說話 | 內容沒錯,但讀起來不像你們會寫的 |
| E 範例 | 有沒有附一個具體的樣子 | 一直說「不是這種感覺」卻講不出哪裡不對 |
| A 對象 | 最後誰會看、在哪裡看 | 該強調的沒強調,不該寫的反而寫了 |
| R 要求 | 怎樣算做完、算做對 | 格式跑掉、漏欄位、長度失控 |
從週報到提案,可以直接套用的完整提示詞。
網站、名單磁鐵、銷售頁、儀表板,從零到上線。
AI 寫錯的時候,你知道怎麼把問題抓出來。
交出去之前,該檢查哪些事。
工具與方法一直在更新,跟上最新的版本。
不需要任何工程背景,跟著書裡的步驟就能做出第一個能用的東西。
讓團隊有一套共同的方法與語言,而不是每個人各自摸索。
用實際作品證明能力,而不只是會用 AI 聊天。
我寫這本書,是想讓每個沒學過程式的人,
都能請 AI 幫自己做點事。
一本寫給完全不會寫程式的職場人士,教你用 AI 做出網站、App 與工作自動化工具的書。
一個人學會 CLEAR,省的是自己的時間;整個團隊用同一套檢查順序,省的是彼此來回確認的時間。企業內訓、公開班、社團與公部門演講都可以談。
半天到兩天,帶著團隊拿真實任務跑一遍 CLEAR,現場做出可以用的東西。
六十到九十分鐘的版本,建立共同語言,讓後續導入不必從頭解釋。
CLEAR 十個職場範本、四個從零到上線的實戰作品,以及品質與資安的把關方式。
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半天到兩天的工作坊,或六十到九十分鐘的演講版本,帶團隊用真實任務跑一遍。
www.vista.tw/services
這份簡報與其他公開教材都放在這裡,可以直接回頭查、也可以轉給同事。
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